내용증명은 상대방에게 법적 의사를 공식적으로 전달하고, 어떤 내용을 언제 발송했는지 남기기 위해 사용하는 문서입니다. 작성 내용이 이후 소송이나 협상에서 그대로 검토될 수 있으므로 표현과 사실관계를 신중하게 확인해야 합니다.

내용증명 작성 시 유의해야 할 문구

상대방이 요구사항을 바로 이해할 수 있도록 사실관계와 요청 내용을 간결하게 작성하는 것이 좋습니다. 불필요한 수식어나 감정적인 표현은 줄이고 계약일자, 당사자, 채무내용처럼 확인 가능한 사실을 중심으로 적습니다.

무엇을 언제까지 이행하라는 것인지 구체적으로 적어야 합니다. 예를 들어 보증금 반환이라면 반환할 금액과 지급기한을 명확히 기재하는 방식입니다.

계약 조항이나 관련 법률을 인용할 필요가 있다면 실제 사건에 적용되는 조항인지 확인해야 합니다. 법조문을 잘못 인용하면 오히려 상대방에게 반박의 근거를 줄 수 있으므로 필요한 범위에서 정확하게 쓰는 것이 좋습니다.

계약일, 계약금액, 미지급 금액, 물품이나 거래의 특정정보 등 상대방이 어떤 의무를 말하는지 확인할 수 있는 내용을 포함해야 합니다.

감정적인 비난이나 위협성 표현보다는 확인된 사실과 요구사항을 중심으로 작성하는 것이 좋습니다. 기한 내 이행되지 않을 경우 법적 절차를 검토하겠다는 정도로 향후 대응을 분명히 할 수 있습니다.

내용증명 작성 시 주의할 점

‘빠른 시일 내’, ‘조속히’처럼 시점을 알기 어려운 표현보다는 구체적인 날짜를 정하는 편이 좋습니다. 요구할 금액과 의무의 내용도 가능한 한 특정해야 합니다.

상대방에게 불이익을 가하겠다는 과도한 표현이나 사실과 다른 형사처벌 가능성을 단정하는 문구는 피해야 합니다. 적법한 절차를 진행할 예정이라는 정도로 표현하는 것이 안전합니다.

내용증명은 계약서, 영수증, 계좌내역 등 확인 가능한 자료를 기초로 작성해야 합니다. 사실과 다른 주장은 이후 분쟁에서 신뢰성을 떨어뜨릴 수 있습니다.

기존 계약서나 합의서의 내용과 내용증명의 주장이 서로 충돌하지 않는지 확인해야 합니다. 계약서에 정한 지급기일이나 해지조건을 먼저 살펴본 뒤 문구를 정하는 것이 좋습니다.

내용증명과 관련된 계약서, 영수증, 계좌내역 등은 함께 보관해 두는 것이 좋습니다. 발송 후에는 내용증명 사본과 접수증, 배달증명 등 발송 및 도달과 관련된 자료도 정리해 두어야 합니다.