내용증명은 문서에 적힌 내용이 사실이라는 점을 우체국이 판단해 주는 제도가 아닙니다. 발송인이 어떤 문서를 언제 보냈는지를 남기는 수단입니다. 계약 해제·해지나 지급 요구처럼 의사표시의 내용과 도달 시점이 중요한 경우에는 문구와 발송 방법을 함께 정해야 합니다.
내용증명은 발송한 문서의 내용과 시점을 증명합니다
내용증명은 발송인이 수취인에게 어떤 내용의 문서를 언제 발송했는지를 우편 취급 기록으로 남기는 제도입니다. 문서에 적힌 주장 자체가 진실하거나 법적으로 타당하다는 점까지 증명하는 것은 아닙니다.
따라서 강한 표현을 많이 넣는 것보다 누구에게 어떤 계약이나 채무에 관해 무엇을 요구하는지 분명하게 적는 편이 중요합니다.
계약 해제·해지와 이행요구에 활용됩니다
임대차 갱신 여부, 계약 해제·해지, 대금 지급 독촉, 손해배상청구처럼 상대방에게 의사표시를 했다는 사실이 필요한 때에 활용할 수 있습니다.
예를 들어 상대방에게 일정한 기간을 정해 이행을 요구한 뒤 계약을 해제하려는 경우에는 이행기, 요구 내용과 기한이 계약 및 법률요건에 맞는지 확인해야 합니다.
분쟁의 대상과 요구사항을 구체적으로 적습니다
당사자의 이름과 주소, 계약 체결일, 발생한 의무, 이미 이행된 내용, 상대방에게 요구하는 조치와 기한을 서로 연결하여 작성합니다. 원문과 봉투의 발송인·수취인 정보도 일치해야 합니다.
소송에서 증거로 사용할 가능성이 있다면 감정적인 평가보다 계약서, 계좌내역, 문자 등 객관적인 자료와 맞는 사실을 중심으로 작성해야 합니다.
도달 여부와 후속절차를 함께 확인합니다
내용증명을 보냈다는 사실만으로 상대방이 문서를 받았거나 요구에 응한 것은 아닙니다. 배달 결과와 반송 사유를 확인하고, 지급명령이나 민사소송 등 다음 절차의 기간과 증거를 함께 관리해야 합니다.
상대방 주소가 이미 바뀌었거나 수취를 거절하는 상황이라면 반복 발송만 하기보다 현재 주소와 필요한 법적 절차를 확인하는 편이 적절합니다.