내용증명은 특정한 내용의 문서를 언제 누구에게 발송했는지를 우체국이 증명하는 제도입니다. 상대방에게 의사를 분명하게 전달하고, 이후 분쟁이 생겼을 때 어떤 내용을 언제 보냈는지 확인하는 자료로 활용할 수 있습니다.
내용증명
내용증명 자체가 상대방에게 특별한 의무를 새로 발생시키는 것은 아닙니다. 다만 계약 해제, 변제 요구, 보증금 반환 요구 등 일정한 의사표시를 했다는 사실과 문서의 내용을 남기는 데 유용합니다. 배달증명 등을 함께 이용하면 상대방에게 언제 배달되었는지를 확인하는 데도 도움이 됩니다.
내용증명 관련 규정
내용증명은 우편법령에 근거한 특수취급 우편제도입니다. 현행 우편법 시행규칙은 종이 내용증명의 원본과 등본 제출방식뿐 아니라 전자우편으로 내용증명을 발송하는 경우 전자적 파일 형태의 내용문서를 제출하는 방식도 정하고 있습니다. 내용증명 관련 원본·등본 또는 전자파일은 규정에 따라 발송 다음 날부터 3년간 보관됩니다.
내용의 증명
종이 내용증명을 발송할 때에는 내용문서의 문구와 요구사항을 먼저 정리한 뒤 원본과 등본 2통을 제출하는 것이 원칙입니다. 전자우편으로 발송하는 내용증명은 우정사업본부장이 정한 방식에 따라 전자파일로 제출할 수 있으므로, 인터넷우체국을 이용하는 경우에는 전자 내용증명 절차에 맞춰 작성하면 됩니다.
의사표시의 도달
민법상 상대방이 있는 의사표시는 원칙적으로 상대방에게 도달한 때 효력이 생깁니다. 내용증명은 문서의 내용을 증명하는 제도이고, 실제 도달 여부와 도달 시점은 배달증명이나 배송조회 등 별도의 자료와 함께 확인하는 것이 좋습니다.
내용증명이 증명하는 범위
내용증명은 발송한 문서의 내용과 발송 사실을 증명하는 제도입니다. 내용증명에 적힌 사실 자체가 진실하다는 점이나 상대방에게 법적 책임이 있다는 점까지 우체국이 증명하는 것은 아닙니다. 따라서 내용증명은 계약서, 계좌내역, 문자메시지 등 다른 자료와 함께 활용하게 됩니다.
배달증명과 구별해야 합니다
내용증명은 어떤 내용을 발송했는지를 증명하고, 배달증명은 우편물이 상대방에게 배달된 사실과 시점을 확인하는 데 사용합니다. 계약 해제나 채권양도 통지처럼 의사표시의 도달 시점이 중요한 경우에는 내용증명만으로 판단하지 말고 배달 여부와 도달 시점도 함께 확인해야 합니다. 내용증명이 반송되고 상대방의 소재를 알 수 없는 경우의 공시송달은 내용증명 반송 시, 채권양도·전세·채무이행 통지의 공시송달에서 확인할 수 있습니다.
보관기간과 재확인
현행 우편법 시행규칙에 따라 내용증명 관련 원본·등본 또는 전자파일은 발송 다음 날부터 3년간 보관됩니다. 보관기간 안에는 법령과 우체국 절차에 따라 발송내용을 다시 확인하거나 필요한 증명을 받을 수 있습니다.