본점이전과 임원변경에 필요한 결의를 적법하게 갖추면 관련 등기를 함께 준비할 수 있습니다. 다만 임기가 지난 임원이 현재 어떤 권한을 가지는지에 따라 먼저 할 절차가 달라집니다. 임기만료 뒤의 중임·취임과 본점이전을 한 날짜로 맞추거나, 이번 등기로 과거의 등기 지연까지 없어지는 것으로 처리할 수는 없습니다.
등기부의 취임일만으로 임기를 계산하지 않습니다
이사의 임기는 상법상 3년을 초과할 수 없지만 정관에서 더 짧게 정할 수 있습니다. 정관에 임기 연장 규정이 있고 임기만료일이 최종 결산기 말일과 그 결산기에 관한 정기주주총회 사이에 해당하면 그 총회가 끝날 때까지 연장됩니다. 따라서 등기사항증명서, 정관과 과거 선임 의사록의 취임일·임기 규정을 함께 놓고 실제 임기만료일을 계산합니다.
이미 임기가 끝났다면 지금 새로 선임 결의를 하면서 과거 날짜로 소급하여 결의한 것처럼 작성해서는 안 됩니다. 임기가 지난 이사의 재선임은 종전 임기만료, 권리의무 존속 여부와 새 선임·취임 사실을 실제 경과대로 정리하여 등기에 반영합니다.
임기가 지났어도 권리의무가 남는 경우
임기만료나 사임으로 법률 또는 정관에 정한 이사의 수를 채우지 못하게 되면, 퇴임한 이사는 새로 선임된 이사가 취임할 때까지 이사의 권리의무를 가집니다. 상법 제386조의 규정입니다. 임기가 지났다는 이유만으로 그 이사가 관여한 모든 행위가 무효가 되는 것은 아닙니다.
반대로 법정·정관상 인원에 부족이 없는 경우까지 모든 퇴임 이사의 권한이 계속되는 것은 아닙니다. 대표이사 지위도 별도로 보아야 합니다. 이사 수와 정관의 대표자 선정 방식에 따라 현재 대표권 및 결의권자를 확정하고, 필요한 임원 선임 절차를 먼저 갖춘 뒤 본점이전을 결정합니다.
본점이전의 결의기관과 정관 변경
정관이 본점 소재지를 ‘부산광역시’로 정한 회사가 부산 안에서 상세 주소만 옮기는 경우와 다른 시로 옮기는 경우는 절차가 다릅니다. 정관의 본점 소재지 조항을 벗어나는 이전이면 주주총회에서 정관을 변경하는 특별결의를 해야 합니다. 특별결의는 출석 주주 의결권의 3분의 2 이상과 발행주식총수의 3분의 1 이상이 필요합니다.
정관 변경과 별도로 구체적인 이전 장소·시기의 결정도 필요합니다. 이사회가 있는 회사와 이사 한두 명인 소규모 회사는 이를 결정하는 방식이 다르므로, 실제 임원 구성에 맞는 서류를 작성합니다. 주식회사 본점이전은 주소를 바꾸는 신청서만으로 완료되는 절차가 아닙니다.
같이 신청해도 각 변경일과 기한은 보존합니다
신임 임원이 적법하게 취임한 뒤 그 권한에 따라 이전을 결정했다면 그 순서가 의사록과 등기신청 내용에 드러나야 합니다. 이미 적법하게 결정·실행한 본점이전과 나중에 한 임원변경도 각각의 사실에 맞게 기록합니다. 같은 날 신청한다는 이유로 변경일을 하나로 통일하지 않습니다.
변경등기는 원칙적으로 변경일부터 2주 이내에 신청합니다. 다만 임기만료 뒤 법정·정관상 결원 때문에 권리의무이사로 남는 경우에는 후임자가 취임하기 전 퇴임등기만 따로 신청할 수 없고, 후임 취임일부터 퇴임등기기간을 계산합니다. 등기기간이 지나지 않았다는 점과 후임 선임절차를 계속 미루어도 된다는 것은 다릅니다. 이미 지연된 등기나 선임절차 해태에 따른 책임은 이번에 함께 신청하더라도 없어지지 않습니다.
준비 자료는 현재 정관, 등기사항증명서, 최근 임원 선임 의사록, 주주명부와 실제 이전일을 뒷받침하는 자료입니다. 이를 바탕으로 누락된 임원변경등기와 이번 이전등기를 순서에 맞게 작성합니다.