외국인 주주는 대리인에게 주주총회 의결권 행사를 맡길 수 있지만, 이사의 이사회 의결권까지 위임할 수는 없습니다. 의사록 인증을 맡기는 위임장과 이사 본인의 취임승낙서도 별도로 준비합니다. 해외 위임장에 공증·아포스티유를 받았다는 사실만으로 이 세 절차의 본인 의사와 서명 요건이 모두 충족되지는 않습니다.
주주총회 위임장에는 누구의 어떤 권한인지 적습니다
개인주주는 본인의 성명·주소를, 외국법인 주주는 법인 명칭·설립 국가 또는 준거법·본점과 서명하는 대표자의 성명·직위를 구분합니다. 대상 회사와 총회, 대리인 및 위임 업무를 특정하여 개인의 위임인지 법인의 위임인지 드러나게 합니다. 주식 수나 회의 일시 등 모든 기재항목이 언제나 획일적인 유효요건인 것은 아닙니다.
상법 제368조 제2항에 따라 대리인은 대리권을 증명하는 서면을 총회에 제출합니다. 대법원 2013다56839 판결은 의결권의 포괄적 위임도 허용했습니다. 다만 소집절차 생략에 대한 동의까지 맡긴다면 그 범위를 명확히 해야 합니다. 자본금 10억 원 미만 회사의 무소집 총회·서면결의도 제363조의 주주 전원 동의 등 법정 요건을 갖추어야 합니다.
같은 사람이 주주이자 이사여도 이사회 대리는 안 됩니다
대법원 80다2441 판결에 따르면 이사는 다른 사람에게 이사회 출석·의결권을 위임할 수 없습니다. 주주의 대리인이 주주총회에 참석했다고 그 주주가 이사 자격으로 이사회에 직접 참석한 것으로 처리하지 않습니다. 의사록 인증을 맡기는 대리권도 이사회 의결권을 대신 행사할 권한은 아닙니다.
이사·감사 전원이 동의하면 이사회 소집통지를 생략할 수 있지만 결의 정족수까지 없어지지는 않습니다. 원칙적으로 이사 과반수 출석과 출석이사 과반수 찬성이 필요하고 정관이 정한 가중 요건도 적용합니다. 정관에 달리 정함이 없으면 동시 음성통신으로 참가할 수 있으나 미리 찬성 서면을 보낸 것과는 다릅니다. 자본금 10억 원 미만으로 이사가 1명 또는 2명인 회사는 이사회가 없는 구조에 따른 결정권한을 적용합니다.
의사록의 서명과 인증 촉탁의 대리권을 나눕니다
주주총회 의사록에는 의장과 출석한 이사가, 이사회 의사록에는 출석한 이사와 감사가 기명날인하거나 서명합니다. 주주라는 이유만으로 주주 전원 또는 법인주주의 법인인감을 날인란에 넣는 것은 아니며, 상법상 서명·날인이 반드시 신고 인감이어야 하는 것도 아닙니다.
공증인법 제66조의2에 따른 의사록 인증에는 별도의 본인확인·대리권 증명이 필요합니다. 사후 진술을 듣는 인증에서는 결의에 필요한 정족수 이상의 의결자 또는 그 대리인의 진술을 의사록과 대조하므로, 의사록 날인자가 아닌 법인주주에게 공증용 위임서류를 요구할 수 있습니다. 언제나 주주 전원에게 받아야 하는 것은 아닙니다. 포괄적인 위임 문구가 의사록 작성명의인의 법정 서명을 대신하지도 않습니다.
취임승낙은 선임된 본인의 의사입니다
대법원 2016다251215 전원합의체 판결은 이사 지위를 주주총회의 선임결의와 피선임자의 승낙으로 취득한다고 판단했습니다. 취임승낙서에는 회사·직위, 본인의 인적사항과 승낙 의사를 적습니다. 이사 선임과 대표이사 선정이 별도로 이루어지는 회사에서는 각 직위에 대한 결의와 승낙을 구분합니다.
증명방식은 상업등기규칙 제104조·제154조에 따른 인감증명, 본인의 기명날인·서명에 대한 공증인의 인증 등 해당 요건을 따릅니다. 외국인이 본국 관청의 인감증명이나 서명 증명서면을 이용할 수 있는 경우도 있으므로 공증 한 가지 방식만 가능한 것은 아닙니다. 의사록 인증용 위임장의 공증으로 별도 취임승낙서의 서명까지 증명되지는 않습니다.
공증 날짜와 실제 취임일이 다를 수 있습니다
공증인 앞에서 직접 서명한 경우와 이미 한 서명을 나중에 확인한 경우는 다릅니다. 공증인법 제57조도 두 인증방식을 인정하며, 해외 문서는 현지 제도와 인증문에 따라 판단합니다. 문서 날짜와 공증 날짜가 다르다고 바로 무효가 되거나 공증일이 곧바로 취임일이 되는 것은 아닙니다. 취임·중임일은 선임결의, 실제 승낙과 기존 임기 만료에 맞춰 정합니다.
해외 거주 임원의 중임등기에서도 실제 결의·승낙 자료와 외국 문서의 공증·아포스티유·번역 요건을 각각 갖추어야 합니다. 인증을 받아도 없었던 결의나 허용되지 않는 이사회 대리가 적법해지지는 않습니다. 회사가 법무사에게 등기신청을 맡기는 위임장 역시 주주의 총회 위임장과 별개의 서류입니다.